Privacy Statement - werknemers

MF Groep en persoonsgegevens
Persoonsgegevens worden met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd. WKV Beheer BV (hierna te noemen MF Groep) respecteert de privacy van eenieder die haar persoonsgegevens verstrekt en van alle gebruikers van haar site en draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die jij ons verschaft wordt behandeld volgens de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Je werkt bij ons of je wilt voor ons werken. Dat betekent dat je een aantal persoonsgegevens aan ons moet overleggen. Wij zullen deze gegevens gebruiken in overeenstemming met ons privacy-statement. Hetzelfde geldt als je persoonsgegevens op de website achterlaat. In dit privacy-statement kun je lezen wat er met je persoonsgegevens gebeurt.

Wie zijn we?
MF Groep is gebruiker van dit privacy-statement. MF Groep is verantwoordelijke in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming zoals die per 25 mei 2018 geldt. De gegevens zijn:

MF Groep (tevens handelend onder de naam WKV Beheer BV)
Kieler Bocht 64
9723 JB Groningen

Hoe komen wij aan jouw persoonsgegevens?
Wij verzamelen jouw gegevens vanaf het moment dat je bij ons solliciteert of je gegevens achterlaat op onze website.

De informatie verwerken we:

  • om de overeenkomst en/of gebruikersvoorwaarden die we met je zijn overeengekomen goed uit te kunnen voeren;
  • om te voldoen aan een wettelijke verplichting;
  • op grond van een gerechtvaardigd belang die in overeenstemming is met of voortvloeit uit de aangegeven doelen (waarom verwerken we persoonsgegevens), dit doen we op grond van een zorgvuldige beoordeling en belangenafweging;
  • in beperkte gevallen: met jouw toestemming, daar waar dit mogelijk is en je deze toestemming in vrijheid kan geven

Waarom verzamelen wij jouw persoonsgegevens?
Wij verzamelen en verwerken jouw gegevens om te beoordelen of je geschikt bent voor een functie binnen MF Groep, om een arbeidscontract met je te kunnen afsluiten en deze te kunnen uitvoeren (waaronder het uitbetalen van loon), voor persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid en personeelsmanagement.

Wij gebruiken de persoonsgegevens voor o.a. de volgende doeleinden:

  1. om de geldende wet- en regelgeving na te kunnen komen.
  2. om jouw identiteit aan de hand van jouw ID bewijs te controleren en deze controle ook vast te leggen.
  3. om met jou een werknemers-/werkgeversrelatie aan te gaan en te onderhouden en hiervoor een personeels-, financiële-, uren-, verzuim- en/of salarisadministratie te voeren;
  4. om jouw geschiktheid voor een bepaalde functie of opdracht te beoordelen en beschikbaarheid vast te leggen.
  5. ten behoeve van opleidingen of opleidingsmogelijkheden, carrière- en/of loopbaanadviezen en/of overige (werk gerelateerde) diensten aan te bieden.
    om te beoordelen of je voor een (premie)korting en/of subsidie in aanmerking komt of onder een (premie)korting- of subsidieregeling valt.
  6. om onze re-integratieverplichtingen na te komen en te voldoen aan het vanuit de overheid opgelegde doel om personen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen.
  7. om over te kunnen gaan tot loondoorbetaling tijdens arbeidsongeschiktheid. Deze loondoorbetaling kan geschieden door MF Groep maar ook door een door MF Groep ingeschakelde derde partij.
  8. om jouw persoonlijke ontwikkeling te bevorderen en te stimuleren, je deel te (kunnen) laten nemen aan (online) testen en testresultaten te kunnen genereren.
  9. om jou te informeren over onze dienstverlening, overige activiteiten en/of vakinhoudelijke informatie (bijvoorbeeld via e-mail, nieuwsbrieven, bedrijfsmagazines en vakliteratuur).
  10. voor managementdoeleinden en het genereren van managementinformatie en -rapportages, (interne en externe) controles, audits en accountantscontroles en het bevorderen en handhaven van de bedrijfsveiligheid.
  11. om jou toegang te kunnen verlenen tot en gebruik te kunnen laten maken van onze besloten webportals, HelloFlex en ons intranet.

Wat zijn de rechtsgronden voor het verwerken van jouw persoonsgegevens?
Gelet op artikel 6 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming zijn er de volgende rechtvaardigingsgronden voor de verwerking van jouw persoonsgegevens:

  • de verwerkingen zijn noodzakelijk voor de uitvoering van of vloeien voort uit de arbeidsovereenkomst;
  • de verwerkingen zijn noodzakelijk voor MF Groep om aan haar wettelijke verplichtingen te voldoen;
  • door te solliciteren bij MF Groep heb je kenbaar gemaakt beschikbaar te zijn voor het verrichten van werkzaamheden. Daarmee heb je ook toestemming gegeven bepaalde gegevens te verwerken in dat kader.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij van jou?
We verwerken de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het aangaan en uitvoeren van de arbeidsovereenkomst.

Meer specifiek gaat het om - onder andere - de volgende (documenten met) persoonsgegevens:

Bij sollicitatie:
- naam, adres, woonplaatsgegevens, e-mailadres en andere contactgegevens
- geboortegegevens, leeftijd, geslacht
- curriculum vitae (cv), informatie over opleiding, stages en werkervaring
- emailadres, (mobiele) telefoonnummer
- gegevens over trainingen en opleidingen en/of testen die jezelf hebt gevolgd of gedaan
- gegevens over beschikbaarheid en verlof
- andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van geschiktheid, bijvoorbeeld referenties en getuigschriften
- pasfoto
- soms het BSN nummer/ID bewijs (als we je niet te werk kunnen stellen, zullen deze na 4 weken vernietigd worden).
- gegevens naar aanleiding van een assessment.

Op het moment dat je voor MF Groep kunt gaan werken/werkt/hebt gewerkt:
- nationaliteit, BSN-nummer, ID-bewijs, werkvergunning
- overige gegevens die gerelateerd zijn aan de personeels-, salaris- en verzuimregistratie zoals bankrekeningnummers en loongegevens
- gegevens met betrekking tot arbeidsvoorwaarden
- gegevens over trainingen en opleidingen en/of testen die jezelf of via ons hebt gevolgd of gedaan
- gegevens over de functie en uitgeoefende functies
- beoordelings- en functioneringsgesprekken
- gebruikersnaam en wachtwoord om toegang te verkrijgen tot onze besloten web-omgevingen, portals en/of ons intranet

Wij verwerken uitsluitend bijzondere persoonsgegevens voor zover je hier expliciet toestemming voor geeft, dan wel daartoe een (andere) wettelijke grondslag bestaat. Bijzondere persoonsgegevens zijn gegevens over iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, evenals gegevens betreffende het lidmaatschap van een vakvereniging. Daarnaast vallen hier strafrechtelijke gegevens onder en gegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag in verband met een opgelegd verbod naar aanleiding van dit gedrag.

De bijzondere gegevens die wij, met toestemming, verwerken betreffen veelal gegevens die zijn af te leiden uit je identiteitsbewijs waarvan wij op grond van de wet een kopie moeten maken als je voor ons gaat werken of die af te leiden zijn van een CV waarop een (pas)foto geplaatst is.

Daarnaast kunnen wij bijzondere persoonsgegevens verwerken met betrekking tot jouw gezondheid, uitkeringssituatie of achtergrond. Wij doen dit om gebruik te kunnen maken van (premie)kortingen en/of subsidies, onze re-integratieverplichtingen na te komen en ter uitvoering van het overheidsdoel om personen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen, hetgeen in diverse (toekomstige) wet- en regelgeving is terug te vinden. Personen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt zijn onder meer mensen die gedurende langere tijd werkloos zijn, 50 jaar of ouder zijn en/of zonder re-integratieondersteuning niet of moeilijk aan werk komen.

Aan wie geven wij de persoonsgegevens door?
MF Groep geeft de persoonsgegevens door aan instanties aan wie zij op grond van de wet of de cao verplicht is deze door te geven. Je kunt hierbij denken aan UWV, belastingdienst, SVB bank, verzekeringsmaatschappijen waar MF Groep ten behoeve van jou als werknemer verzekeringen heeft afgesloten en het pensioenfonds. Tevens kan MF Groep jouw persoonsgegevens doorgeven aan leveranciers (bijvoorbeeld opleidingsinstanties), auditinstanties, andere overheidsinstellingen, bedrijven en/of personen die zij heeft ingeschakeld voor het uitvoeren van bepaalde taken (waaronder bewerkers, zoals bijvoorbeeld een Arbo dienst die namens MF Groep de ziektebegeleiding tijdens ziekte verricht.
Tevens kan zij jouw gegevens doorgeven aan instanties die ons helpen jouw identiteit vast te stellen. Daarnaast kan MF Groep de gegevens verstrekken aan derden indien zij daartoe op grond van de geldende wet- en/of regelgeving, een gerechtelijk bevel of een rechtelijk vonnis is gerechtigd of wordt verplicht, dan wel daartoe toestemming van jou voor heeft gekregen. Verder kan MF Groep jouw profiel of curriculum vitae, nadat je daarvoor toestemming hebt gegeven, al dan niet geanonimiseerd binnen een besloten gedeelte op onze website(s) en klantenportals plaatsen en/of openbaar maken, eventueel aangevuld met de testresultaten van door jou (online) uitgevoerde testen. MF Groep kan jouw persoonsgegevens ook doorgeven aan andere onderdelen van MF Groep.

Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?
De bewaartermijnen die wij hanteren, zijn afhankelijk van de toepasselijke wettelijke bewaartermijnen.

- Indien je nog niet voor MF Groep hebt gewerkt
Je sollicitatiegegevens (CV, werkervaring, opleiding, testresultaten e.d.) zijn beschikbaar tot maximaal 4 weken na afloop van de sollicitatieprocedure, tenzij wij jou toestemming vragen de gegevens langer te mogen bewaren.
Indien je niet meer beschikbaar wilt zijn voor MF Groep, kun je een mail sturen naar privacy@mf.nl. Je wordt niet meer benaderd door MF Groep. Alle gegevens zullen dan worden vernietigd.

- Indien je voor MF Groep werkt/hebt gewerkt
Jouw persoonsgegevens zijn beschikbaar tot twee jaar na einde dienstverband.

Bepaalde persoonsgegevens zijn ten behoeve van bijvoorbeeld claims, audits en fiscale verplichtingen langer beschikbaar voor MF Groep. MF Groep bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan wettelijk is toegestaan, wettelijk verplicht is en/of noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor de gegevens worden verwerkt. Hoe lang bepaalde gegevens worden bewaard is daarom afhankelijk van de aard van de gegevens en de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. MF Groep kiest binnen deze kaders altijd voor de kortste bewaartermijn.

Een paar voorbeelden:
- sollicitatiegegevens, screeningsinformatie, beoordelingsgegevens worden tot 2 jaar na het eindigen de arbeidsovereenkomst bewaard.
- kopie ID bewijs, tewerkstellingsvergunningen inclusief aanverwante documenten en loonheffingsverklaringen worden bewaard gedurende 5 jaar na het einde van het kalenderjaar van uitdiensttreding.
- re-integratiedossiers worden bewaard gedurende 2 jaar na het eindigen van de arbeidsovereenkomst. Indien er sprake is van eigenrisico-dragerschap voor de Ziektewet (ZW) geldt een bewaartermijn van 5 jaar na laatste handeling aan het dossier. Indien sprake is van eigenrisico-dragerschap WGA geldt een bewaartermijn van 10 jaar.
- pensioeninformatie worden gedurende 7 jaar na verlies van de actuele waarde bewaard.
- persoonsgegevens en documenten die fiscaal van belang zijn (zoals arbeidsovereenkomsten, opleidingsafspraken, loonadministratie/gegevens) worden bewaard gedurende 7 jaar na einde van het dienstverband.

Persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven buiten Nederland. MF Groep heeft de nodige maatregelen getroffen om te verzekeren dat alle doorgegeven persoonsgegevens adequaat worden beschermd.

Wat zijn jouw rechten ten aanzien van jouw persoonsgegevens?
Je hebt altijd het recht ons te verzoeken inzage te geven in de persoonsgegevens die wij van jou verwerken. Ook kun je om aanpassing of verwijdering van je persoonsgegevens uit het MF Groep systeem vragen of verzoeken het verwerken van jouw persoonsgegevens te beperken.

Daarnaast heb je het recht tegen de verwerking van je gegevens bezwaar te maken en heb je het recht om je gegevens te laten overdragen door MF Groep.

Als je van deze rechten gebruik wenst te maken, kun je een mail sturen naar privacy@mf.nl .

Het is dan wel van belang zoveel mogelijk te specificeren om welke persoonsgegevens het gaat. Wij streven ernaar om binnen 4 weken op je verzoek te reageren. Als wij niet aan het verzoek kunnen voldoen krijg je een bericht waarom wij hieraan niet kunnen voldoen. Ook kunnen wij je om nadere informatie vragen voordat wij definitief een beslissing nemen op het verzoek.

Je kunt altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als je van mening bent dat MF Groep niet goed met je gegevens omgaat of je de hiervoor genoemde rechten niet goed kunt uitoefenen, zie hiervoor de website van de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Vragen
Hebt je vragen, opmerkingen of klachten over de bescherming van jouw persoonsgegevens door MF Groep, dan kun je contact opnemen met de bedrijfsjurist van MF Groep.

Datalek
Is er sprake van een (vermoeden van een) datalek, dan verzoeken wij je dit direct te melden via privacy@mf.nl.

Wijzigingen
MF Groep kan van tijd tot tijd om uiteenlopende redenen veranderingen, aanvullingen of wijzigingen aanbrengen in haar privacy-statement. Het meest actuele privacy-statement is te allen tijde in te zien op het intranet van MF Groep. Deze versie is opgesteld in juli 2018.