Strategische personeelsplanning: hoe pak je dat aan?

De arbeidsmarkt verandert sneller dan ooit en dus staat de hr-afdeling continu voor nieuwe uitdagingen. Toekomstbestendig personeelsbeleid -met een modern woord ook wel strategische personeelsplanning (of SPP) genoemd- is daarom van groot belang voor iedere organisatie om te zorgen voor een goede bezetting, voor nu én in de toekomst. In deze blog geven we je een definitie en voorbeelden, en leggen we in drie stappen uit hoe je strategische personeelsplanning aanpakt.

Belangrijke ontwikkelingen op de arbeidsmarkt

Verschillende ontwikkelingen zijn van invloed op de arbeidsmarkt en de vraag naar personeel. Er is al veel gezegd en geschreven over digitalisering en robotisering en de gevolgen daarvan. Nieuwe technologieën doen banen verdwijnen maar creëren ook nieuwe functies. Ondertussen hebben veel organisaties te maken met vergrijzing van het personeelsbestand, waardoor een grote vervangingsvraag en krapte op de arbeidsmarkt ontstaat. Daarnaast groeit het tekort aan technici en vakspecialisten. Voeg daar nog de flexibilisering van de arbeidsmarkt en veranderende eisen van werknemers aan toe en het mag duidelijk zijn dat de arbeidsmarkt er heel anders uitziet dan een paar jaar geleden.

Door te investeren in strategische personeelsplanning, kun je als organisatie de juiste personeelskeuzes maken voor de uitdagingen van nu én ben je goed voorbereid op wat je nodig hebt in de nabije toekomst. Het helpt je bovendien om de duurzame inzetbaarheid van je personeel te vergroten.

Wat is strategische personeelsplanning?

Er bestaan verschillende definities van strategische personeelsplanning. Wij gebruiken de volgende definitie: stappen die een organisatie neemt om haar toekomstige personeelsbehoefte in kaart te brengen en zich daarop voor te bereiden. Het is een tool om ervoor te zorgen dat je organisatie (of bepaalde afdelingen) optimaal is bezet qua personeel, zowel nu als in de toekomst. Dit gaat verder dan het juiste aantal medewerkers, want zij moeten uiteraard ook beschikken over de juiste kennis, ervaring en competenties. SPP is daarom vaak onlosmakelijk verbonden met een gedegen opleidingsplan. Ook de inzetbaarheid, motivatie en vitaliteit van je medewerkers spelen een belangrijke rol, evenals het kostenplaatje. Uiteraard geeft iedere organisatie op een andere manier invulling aan SPP, toegespitst op de eigen specifieke situatie en behoeften.

En waarom is dat belangrijk?

Strategische personeelsplanning is van groot belang voor de toekomstbestendigheid van je organisatie. Zonder het juiste personeel is het immers niet mogelijk om je bedrijfsdoelstellingen te realiseren. Maar wie zijn die juiste medewerkers? Door voortschrijdende robotisering en digitalisering is de kans bijvoorbeeld groot dat je personeelsbehoefte over vijf jaar anders is dan nu. Robots zullen bijvoorbeeld het werk van productiemedewerkers vervangen. En de medewerkers die wél nodig zijn, moeten over andere competenties beschikken. Het oplossen van storingen wordt bijvoorbeeld veel complexer als machines het werk gaan overnemen.

Het is daarom belangrijk om in kaart te brengen welke ontwikkelingen op de (arbeids)markt en in jouw branche van invloed zijn op je organisatie en je vraag naar personeel. Zo kun je de juiste strategische keuzes maken voor de inzet en opleiding van je huidige personeel en de werving en selectie van nieuw personeel. Ook het binden en boeien van werknemers door goed werkgeverschap speelt daarbij een belangrijke rol. De jonge generaties stellen namelijk andere eisen aan een werkgever dan 40- en 50-plussers. Persoonlijke ontwikkeling en flexibiliteit worden bijvoorbeeld steeds belangrijker.

Hoe pak je strategische personeelsplanning aan?

Maar hoe pak je het aan, strategische personeelsplanning? Dit is een complex proces, maar de volgende drie stappen zijn daarvoor in elk geval van groot belang. Onderstaande tips kun je als handvatten gebruiken om een begin te maken met SPP.

Stap 1: Je doelstellingen en personeelsbehoefte bepalen

Eerst zal je moeten bepalen wat je bedrijfsdoelstellingen zijn. Waar wil je naartoe met je organisatie en welke interne en externe factoren zijn daarop van invloed? Denk daarbij aan economische ontwikkelingen, ontwikkelingen in de markt, technologische ontwikkelingen, demografische factoren en veranderingen in je organisatie. Stel daarnaast vast welke competenties je nodig hebt om je doelstellingen te realiseren. Betrek het management en de betreffende afdelingen hierbij om een goed beeld te krijgen van de toekomstige personeelsvraag en om draagvlak te creëren.

Stap 2: Scan je huidige personeelsbestand

Vervolgens breng je het huidige personeelsbestand van je organisatie in kaart, zowel op kwantitatief als kwalitatief niveau. In kwalitatief opzicht zijn onder andere zaken als functie- en opleidingsniveau, competenties, doorgroeipotentieel, leervermogen, motivatie en gezondheid van belang. Bepaal tevens de verwachte in-, door- en uitstroom in de komende jaren, uitgaand van de huidige situatie. Op basis daarvan kun vaststellen in hoeverre je toekomstige personeelsbezetting past bij de doelstellingen van je organisatie.

Stap 3: Bepaal je strategisch personeelsplan

Als je de huidige situatie en je gewenste situatie goed in beeld hebt, kun je vaststellen waar de verwachte tekorten en overschotten zullen ontstaan. Niet alleen qua aantallen, maar ook met betrekking tot kwaliteiten. Welke mensen en competenties heb je nodig en ben je in staat die aan te trekken? En wat doe je met je huidige personeel? De oplossing is vaak een combinatie van nieuwe mensen aannemen en werknemers bij- of omscholen. En misschien moet je ook afscheid nemen van een deel van je personeel.

Bollenmodel

Voor het opstellen van je strategische personeelsplanning kun je onderstaand bollenmodel gebruiken. Dit is een handige tool waarmee je overzicht creëert. Het maakt onderscheid tussen zeven verschillende groepen.

Bollenmodel

Groep 1: Dit is de groep met de belangrijkste werknemers. Zij doen het werk dat nu én in de toekomst gedaan moet worden. Het is belangrijk dat je deze werknemers weet te behouden.

Groep 2: Dit is personeel dat je nu en in de toekomst nodig hebt, maar dat nog niet aanwezig is. Het is dus erg belangrijk dat je hier zo snel mogelijk naar op zoek gaat.

Groep 3: Deze groep bevat functies die je nog moet vervullen, maar die je in de toekomst waarschijnlijk niet meer nodig hebt. Kies daarom voor een tijdelijke oplossing, bijvoorbeeld een uitzendbureau.

Groep 4: Je hebt duidelijk voor ogen waar je naartoe wilt met je organisatie en in deze groep zit het personeel dat je daarbij nodig zult hebben. Onder meer door aantrekkelijk werkgeverschap moet je deze medewerkers op tijd zien te bereiken en te behouden.

Groep 5: Dit is je huidige personeel dat je nu nodig hebt, maar in de toekomst niet meer. Beslis of je deze werknemers kunt omscholen voor andere functies in je organisatie of dat je afscheid moet nemen.

Groep 6: Dit is personeel dat nu tussen het wal en schip valt. Je hebt ze in de toekomst nodig, maar op dit moment vervullen ze een functie die je eigenlijk niet nodig hebt binnen je organisatie. Probeer deze mensen toch binnenboord te houden door hun andere kwaliteiten en interesses te benutten.

Groep 7: Deze groep bevat de medewerkers die je wel in dienst hebt, maar in functies die je zowel nu als in de toekomst niet nodig zult hebben. Deze functies zijn bijvoorbeeld al overbodig geworden door digitalisering. Neem afscheid of kijk of deze medewerkers zich kunnen ontwikkelen om in de toekomst van waarde te zijn.

Begin bij je eigen, interne personeelsaanbod

Probeer in je zoektocht naar nieuw personeel dus eerst te kijken naar het personeelsaanbod binnen je eigen organisatie. Misschien kan iemand uit groep 7 met omscholing doorschuiven naar groep 1. Zo hoeft je geen tijd en kosten te besteden aan het zoeken naar nieuw personeel in een krappe arbeidsmarkt. En je loopt minder risico dat je iemand aanneemt die niet binnen de bedrijfscultuur past. Maar vergeet ook niet om de mensen in groep 1 en 6 te blijven boeien en binden. En daarbij is persoonlijke ontwikkeling minstens net zo belangrijk als een vast contract.

Heb je je personeelsstrategie bepaald, dan is het zaak om hieraan vast te houden. Wijk niet af van de ingezette koers, maar bouw verder aan je plan op basis van je eerdere onderzoek. Het is daarbij wel van belang om regelmatig opnieuw naar je strategische personeelsplanning te kijken en deze waar nodig bij te stellen. Nieuwe inzichten en ontwikkelingen kunnen immers tot andere strategische keuzes leiden.

Voorbeeld van strategische personeelsplanning

Een voorbeeld van strategische personeelsplanning uit de praktijk: bij een opdrachtgever van MF komen binnen een paar jaar veel sleutelposities vrij, omdat die vervuld worden door mensen die de AOW-leeftijd naderen. Het is van groot belang dat deze posities worden opgevuld door personeel dat over de juiste competenties beschikt én binnen de bedrijfscultuur past. Daarom hebben we de bestaande populatie flexwerkers gescand om te kijken wie opgeleid zouden kunnen worden voor die strategische plekken binnen de organisatie. Op basis van een vlootschouw van het flexwerkerbestand hebben we geïnventariseerd wie uit de flexibele schil kon doorgroeien naar deze sleutelposities.

De aanpak van MF Uitzendbureau

Opdrachtgevers ontzorgen bij uiteenlopende personele vraagstukken. Dat is ons dagelijks werk. Als één van de grootste spelers in Noord-Nederland zien wij het als onze taak om je te helpen bij het maken van slimme personeelskeuzes, voor nu en in de toekomst.

We kunnen je helaas niet vertellen waar je als organisatie over vijf jaar moet staan. Maar we kunnen je wel adviseren over de juiste personeelsoplossingen om je bedrijfsdoelstellingen te realiseren. We denken actief met je mee en ondersteunen jouw organisatie bij de ontwikkeling en invulling van het toekomstige personeelsbeleid. Op die manier kunnen we ook oplossingen adviseren die misschien minder voor de hand liggen, zoals blijkt uit bovengenoemd voorbeeld. Denk daarbij aan een andere inzet van de beschikbare capaciteit of nieuwe bijscholingsmogelijkheden.

Meer weten over onze duurzame personeelsoplossingen?

Neem contact op en ontdek hoe we je kunnen helpen met een toekomstbestendig personeelsbeleid. Niet als leverancier van werknemers, maar als partner in personeel.

Wil je ook werken een toekomstbestendig personeelsbeleid? Download ons gratis whitepaper: De 5 belangrijkste trends en ontwikkelingen op de arbeidsmarkt en ga aan de slag met je strategische personeelsplanning!

Download ons gratis whitepaper

MFU - Whitepaper - Mockup-